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Aruba

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Case study

Aruba S.p.A., fondata nel 1994, è la prima società in Italia per i servizi IT di data center, web hosting, e-mail, PEC e registrazione domini. Aruba è anche attiva sui principali mercati europei quali Francia, Inghilterra e Germania e vanta la leadership in Repubblica Ceca e Slovacca oltre ad una presenza consolidata in Polonia e Ungheria. La società ha una grande esperienza nella gestione dei data center disponendo di un network europeo in grado di ospitare oltre 200.000 server.

L’attività di Aruba è in continua evoluzione, così come il numero di appalti e cantieri che interessano le strutture e le attività dell’azienda. La mole di dati e procedure legata alle aziende appaltatrici è divenuta nel corso del tempo sempre più grande: basti pensare ai requisiti di idoneità tecnico-professionale del personale, alla documentazione obbligatoria come Durc e Duvri, ai documenti relativi ai mezzi come assicurazioni e verifiche tecniche. Quando si raggiungono determinati numeri, una gestione “classica”, attraverso strumenti cartacei o non evoluti, rischia di essere lenta e poco efficiente. L’azienda, pluricertificata in tutti i sistemi di gestione, fa del rispetto delle norme di sicurezza uno dei suoi pilastri e per questo motivo sentiva la necessità di compiere un salto in avanti anche su questo fronte.

Attraverso il Modulo Appalti Sinergest Suite, Aruba potrà gestire i dati delle ditte appaltatrici e subappaltatrici, amministrare lo scambio di documentazione con il fornitore, automatizzare il controllo sulle scadenze e gli aggiornamenti, censire e verificare idoneità (con relativi documenti) di risorse umane, macchinari e attrezzature.

Il progetto sviluppato con Sinergest prevede un primo step dedicato all’informatizzazione di tutta la gestione degli appalti, per un controllo completo e in tempo reale su documenti e scadenze. I fornitori saranno coinvolti in prima persona: attraverso l’accesso al software con le Viste Lite, le ditte procederanno in modo autonomo all’aggiornamento e all’invio di tutta la documentazione necessaria all’appalto. I responsabili di Aruba avranno così un controllo completo e in tempo reale sulla situazione, sostenuto da alert e notifiche in caso di documenti mancanti, scadenze imminenti e/o periodiche.

L’implementazione della piattaforma permetterà, in ottica futura, lo sviluppo di altre funzionalità. L’integrazione con il Modulo Ingressi, per esempio, permetterà di visualizzare lo stato di idoneità dei lavoratori in ingresso con via libera o meno all’accesso ai cantieri.