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Controllo Accessi: Chromavis Fareva sceglie ‘Self Check-In’

Controllo Accessi: Chromavis Fareva sceglie ‘Self Check-In’

Chromavis Fareva, multinazionale leader nel settore della produzione di cosmetici, già cliente Sinergest per la gestione informatizzata dei processi legati alla qualità e sicurezza, ha scelto di implementare il software per il controllo accessi Self Check-In di Sinergest per ottimizzare il processo di accoglienza del visitatore e gestirne la presenza in sede, attraverso una reception digitalizzata in grado di fungere da ulteriore strumento di garanzia per la sicurezza in azienda e la salute di dipendenti e visitatori.

Controllo Accessi: l’Esigenza di Chromavis

Agevolare, snellire e parametrizzare secondo specifici requisiti interni la gestione degli accessi – con tracciamento, monitoraggio real time e storicizzazione – dei visitatori presso le proprie sedi e gestire centralmente e in maniera automatizzata le diverse fasi della presenza in sede.

Questi sono gli obiettivi alla base della scelta di Chromavis Fareva di dotarsi del software ‘Self Check-In’ sviluppato da Sinergest.

La necessità di gestire, secondo precisi indici di categorizzazione, gli accessi alle proprie sedi da parte dei visitatori ha portato Chromavis Fareva a richiedere un ulteriore sviluppo del software Reception di Sinergest, già in uso presso il Cliente, a cui affiancare l’utilizzo di apposita App mobile in grado di semplificare e velocizzare il processo di accoglienza.

La Soluzione Proposta: il Software Self Check-In con App Mobile

La soluzione progettata consente una gestione agile e dinamica di tutte le fasi della visita: dalla pre-registrazione alla presenza a riunioni e meeting, dal lunch break al check out.

Nella fase di pre-registrazione, il visitatore è censito all’interno dell’anagrafica aziendale mediante dati caratterizzanti: dati identificativi, tipologia di visitatore (partner, cliente, fornitore, appaltatore, ospite), azienda di riferimento, ruolo, etc.

A ogni tipologia di visitatore viene associata specifica documentazione, che dovrà essere visionata e sottoscritta con firma da apporre su tablet. Oltre alla gestione dei documenti propedeutici all’autorizzazione di accesso presso sedi e stabilimenti aziendali, l’App consente all’azienda di mettere a disposizione del visitatore immagini e contenuti video dai contributi informativi potenzialmente illimitati: policy e misure interne, istruzioni sulla sicurezza, best practice, ordine del giorno (in caso di partecipazione a un meeting), scelta del menù (in caso di lunch break presso la struttura interna) e ogni altro materiale informativo che l’azienda riterrà utile comunicare.

La fase si conclude con l’invio di una mail contenente i dati di appuntamento e il Qr Code associato, che il visitatore, in caso di successivi e ulteriori accessi, potrà scansire all’ingresso per superare – a seconda della durata di validità del QR Code stabilita a monte dall’azienda – l’iter standard di registrazione.

L’azienda avrà inoltre la possibilità di monitorare in tempo reale la presenza dei visitatori in sede, visualizzare lo storico degli ingressi di ogni singolo visitatore e dei motivi che ne hanno giustificato l’ingresso, calendarizzare appuntamenti ed eventi, coinvolgere nelle riunioni unità e referenti interni e stampare, in ogni momento, l’elenco di emergenza dei presenti in azienda.